No dia 15 de outubro de 2024, a Receita Federal do Brasil – RFB publicou a Instrução Normativa da RFB nº 2229, estabelecendo o formato alfanumérico do CNPJ, conforme o art. 2º, parágrafo único, com previsão de implementação a partir de julho de 2026.
Sendo assim, o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) passará por uma significativa alteração, deixando de ser exclusivamente numérico para se tornar alfanumérico. Essa mudança, baseada na Nota Técnica COCAD/SUARA/RFB nº 49/2024, visa modernizar o sistema de registro de empresas no Brasil. O novo formato alfanumérico impactará diretamente as empresas de Transporte Rodoviário de Cargas (TRC), exigindo adaptações nos sistemas e processos de operação. Neste artigo, discutiremos os principais impactos dessa mudança, as motivações por trás dela e as recomendações para as empresas se prepararem para essa transição.
Contexto e Motivações
De acordo com a Nota Técnica COCAD/SUARA/RFB nº 49/2024, a principal motivação para a alteração do formato do CNPJ é o iminente esgotamento das combinações numéricas disponíveis no formato atual de 14 dígitos. Com o crescente número de empresas formalizadas no Brasil, o sistema de numeração vigente se aproxima de seu limite, o que poderia criar obstáculos para novos registros.
Segundo o Painéis do Mapa de Empresas, contamos com cerca de 60 milhões de CNPJ registrados, sendo 21 milhões de empresas ativas.
Além disso, a modernização do formato do CNPJ visa integrar melhor o Brasil às tendências internacionais de identificação fiscal, como o TIN (Tax Identification Number), modelo alfanumérico utilizado em diversos países. A mudança permitirá maior flexibilidade e adaptabilidade ao sistema tributário, atendendo à demanda por uma infraestrutura mais robusta e preparada para a evolução digital.
Impactos Operacionais no Setor de Transporte Rodoviário de Cargas (TRC)
Para as empresas do TRC, a alteração no formato do CNPJ trará uma série de desafios e adaptações em seus processos operacionais. Com base na Nota Técnica, podemos destacar alguns dos principais impactos que serão sentidos no setor.
– Sistemas de Gestão
O setor de Transporte Rodoviário de Cargas depende de sistemas integrados de gestão de frota, emissão e envio de documentos fiscais eletrônicos, controle de rotas e logística. A transição para o formato alfanumérico exigirá atualizações em todos os sistemas que utilizam o CNPJ como identificador. Isso inclui a adequação de softwares para emissão dos documentos, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDF-e) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), além de manter a integridade das interfaces com sistemas de terceiros.
– Documentação e Compliance
As empresas precisarão revisar todos os documentos fiscais, contratos e relatórios que envolvem o uso do CNPJ, sendo recomendável fazer auditorias internas para identificar onde serão necessárias mudanças, minimizando assim erros e inconsistências com a nova estrutura alfanumérica.
– Integração com Fornecedores e Clientes
O TRC opera em um ambiente altamente integrado, onde a troca de informações entre embarcadores, clientes e fornecedores ocorre de forma constante. A mudança no formato do CNPJ pode gerar falhas temporárias em cadastros ou trocas de dados caso a transição não seja coordenada adequadamente entre todas as partes. As empresas precisarão estabelecer canais de comunicação claros com seus clientes para garantir que todos estejam alinhados e preparados para a mudança.
Custos e Investimentos Necessários
A adaptação ao novo formato de CNPJ alfanumérico implicará custos para as empresas, especialmente em relação à atualização de sistemas e processos. A Nota Técnica estima que empresas de médio e grande porte, que possuem uma infraestrutura tecnológica mais avançada, enfrentarão custos mais previsíveis. Já as pequenas empresas poderão sofrer mais, uma vez que seus sistemas e processos costumam ser menos flexíveis às mudanças tecnológicas.
Investir em soluções automatizadas e parcerias com fornecedores de softwares especializados pode ajudar a reduzir os custos de adaptação. Além disso, o planejamento antecipado será crucial para evitar que os custos aumentem devido à necessidade de ajustes de última hora.
Recomendações Práticas às Empresas do TRC
Para mitigar os impactos negativos, as empresas do TRC precisam ficar atentas a algumas medidas.
Auditoria Interna – Realizar auditoria completa dos sistemas que utilizam o CNPJ, identificando onde será necessário realizar adaptações. Isso inclui software de gestão, emissão de documentos fiscais, no caso das empresas do TRC, interface com as Secretarias de Fazenda, Agências Reguladoras e outros órgãos concedentes, além dos sistemas de integração com seus clientes.
Comunicação com Clientes – Criar um plano de comunicação eficaz para coordenar a transição do CNPJ com fornecedores, clientes e parceiros de negócios. A falta de alinhamento pode gerar inconsistências que afetam o fluxo das operações.
Treinamento do Pessoal – Investir no treinamento das equipes internas, especialmente aquelas ligadas à área de tecnologia da informação (TI), finanças e operações, para garantir que todos estejam preparados para lidar com o novo formato.
Conclusão
A mudança do CNPJ de numérico para alfanumérico, estabelecida pela IN-RFB nº 2229/24, com base na Nota Técnica COCAD/SUARA/RFB nº 49/2024, representa um desafio significativo para toda a cadeia produtiva. No entanto, com o planejamento adequado, as empresas podem minimizar os impactos negativos e, ao mesmo tempo, aproveitar a oportunidade para modernizar suas operações e processos.
E, antes que haja questionamento sobre o prazo, a NTC&Logística e outros setores da economia enviaram pedidos de prorrogação, visto que essa mudança não resulta em simples adequação de sistemas, como já explicamos acima, mas em mudanças profundas nos setores público e privado.
É crucial que as empresas do TRC comecem a se preparar com antecedência para essa transição, garantindo que seus sistemas estejam prontos e suas operações não sejam interrompidas em 2026. O prazo parece distante, mas não é!
Gil Menezes é gerente jurídica da NTC&Logística